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檔案托管-辦事流程
長沙高新技術產業開發區管理委員會人力資源和社會保障局人事檔案服務指南
2021年04月15日發布


一、服務對象

長沙高新區(以下簡稱高新區)內非公有制企業員工或高新區所轄范圍常住戶口居民,其人事檔案已經或即將轉入到本局存放管理。

二、服務窗口

長沙高新區政務服務中心三樓人才服務窗口

三、服務項目及流程

(一)檔案接收

1、高新區所轄范圍常住戶口居民人事檔案接收程序
   (1)存檔人員在長沙高新人才網(www.sabledrake.com)下載《長沙高新區流動人員登記表》(一式兩份),填寫登記表并由原存檔單位和現聘用單位簽署意見和蓋章。目前確無工作的,現聘用單位欄可不蓋章。

(2)存檔人員持身份證、戶口卡、《長沙高新區流動人員登記表》來本局人才服務綜合窗口開具《商調函》。

(3)存檔人員憑本局出具的商調函,前往原存檔單位辦理檔案調出手續。

(4)根據人社部發[2014]90號文件規定,檔案轉遞須通過機要郵寄,嚴禁個人自帶檔案轉遞。

(5)存檔人員可通過電話咨詢本人檔案是否到達本局,并到本局索取檔案接收回執。

(6)對檔案內缺少關鍵材料的,存檔人員應作出書面知情說明,承諾進一步補充材料后予以接收。

2、高新區企事業單位員工人事檔案接收程序
  (1)存檔人員在長沙高新人才網(www.sabledrake.com)下載《長沙高新區流動人員登記表》(一式兩份),填寫登記表并由原存檔單位和現聘用單位簽署意見和蓋章。

(2)存檔人員持身份證、《長沙高新區流動人員登記表》來本局人才服務綜合口開具《商調函》。

(3)存檔人員憑本局出具的商調函,前往原存檔單位辦理檔案調出手續。

(4)根據人社部發[2014]90號文件規定,檔案轉遞須通過機要郵寄,嚴禁個人自帶檔案轉遞。

(5)存檔人員可通過電話咨詢本人檔案是否到達本局,并到本局索取檔案接收回執。

(6)對檔案內缺少關鍵材料的,存檔人員應作出書面知情說明,承諾進一步補充材料后予以接收。

3、應屆大中專畢業生三方協議書簽訂程序
    (1)應屆大中專畢業生或者企業人力資源部持學校就業辦發放的就業協議書(工作單位需在聘用欄蓋章)到本局蓋章(人事管理上級部門欄)。

    (2)三方協議書的簽訂僅用于企業招錄應屆畢業生使用,如需調轉檔案,請按照上述高新區企事業單位員工人事檔案接收程序辦理。

(二)檔案材料收集

    根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》人事檔案材料主要包括下列內容:

a)履歷材料;

b)自傳材料;

c)鑒定、考核、考察材料;

d)學歷、學位和評聘專業技術職務材料;

e)政治歷史情況的審查材料;

f)參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料;

g)獎勵材料;

h)處分、取消處分和甄別、復查材料;

i)工資、任免、錄用、聘用、離退休、退職、出國及各種代表會登記表等待遇材料;

j)姓名更改材料:

k)其它可供組織參考的材料(如大中專畢業生分配報到證和近期體檢表等有參考價值的材料)。

存檔人員在存檔期間應及時將勞動合同、企業錄用手續等材料以及年度考核資料交到本局,以利于人事檔案資料的完善歸檔。

(三)檔案查閱、借閱

1、查(借)閱檔案范圍

(1)公安、檢察、法院、司法等國家機關或公證機構因偵查、審理或公證需要,可查閱有關人員的檔案。

(2)設立黨委的機關、企事業單位因考察、任免、聘任、調動、入黨(團)、參軍、出國等工作需要,可跨單位查閱有關人員的檔案。

(3)用人單位因工作需要,可查閱本單位員工的檔案。

2、查(借)閱要求

(1)查閱單位應派中共黨員兩人以上,持有效的單位介紹信、工作證及身份證查(借)閱檔案。

(2)查閱和借用人事檔案,應嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁拆卸、涂改、撤換檔案材料,對檔案內容應嚴格保密,不得泄露或擅自向外公布,保障個人隱私不受侵犯。

(3)不得擅自拍攝、復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的,經本局檔案管理部門負責人批準后才能復制、拍攝。復制的材料由檔案管理部門注明出處和日期并加蓋檔案專用章。

(4)任何人不得查閱或借用本人以及其直系親屬的人事檔案;除國家機關事業單位有特殊需要外,其他單位不得查閱與本單位無關的人員檔案。

3、辦理查閱程序

(1)查閱人提供有效證件及相關材料,填寫《人事檔案查(借)閱登記表》。

(2)檔案管理人員根據規定和需要提供檔案材料。

(3)查閱人在本局指定的閱檔室查閱檔案材料。

(4)查閱結束后,檔案管理人員及時將檔案歸庫,并將查閱人所持的介紹信、身份證復印件留存。

4、辦理借閱程序

(1)人事檔案原則上不外借,確需借用檔案內零散材料時,可由本人或委托人持委托書、身份證,到檔案庫房申請,并填寫《人事檔案材料借閱登記表》。

(2)全檔借出須由具有檔案管理資質的單位出具公函,按零散材料借出程序辦理手續。檔案出庫前要密封蓋章,留存檔案材料目錄,填寫《人事檔案材料借閱登記表》。

(3)檔案借出時間原則上不得超過兩周,逾期使用者,應辦理續借手續。歸還檔案必須根據留存的檔案目錄當面檢查、核對后入庫,并登記歸還。如發現異?,F象,追究借閱單位或借閱人相關責任,并上報本局分管副局長處理。

(四)人事檔案證明材料辦理

1、申請人向本局說明出具證明材料的事由(或對方索取證明的信函),提供經辦人或申請人有效身份證件。

2、根據檔案實際記載出具證明。檔案中無記載的,應補齊相關材料后出具。

3、確需復印檔案材料作為旁證的,應在復印件上注明用途及復印日期,并加蓋本局檔案專用章。

4、出具檔案證明和復印個人材料,原則上必須由存檔人持本人身份證原件(原件審核后即時退還)前來辦理。委托他人代辦時,代辦人須持存檔人身份證復印件、委托書,委托書須寫明不能親自辦理的原因和代辦人姓名、身份證號碼以及具體委托事項,本人持委托書拍照打印。代辦人應持身份證原件(審核后即時退還)及復印件(留存)前來辦理。

(五)檔案轉出

1、在辦理檔案轉出手續前,若戶口、計生關系、黨組織關系均委托在本局管理,須先將戶口、計生關系、黨組織關系一并轉出本局后方可辦理轉出手續。

2、轉出檔案時,存檔人本人持具備檔案管理權的單位(機構)出具的調檔函、本人身份證原件到本局檔案管庫房辦理檔案出庫手續。開具《調檔函》的單位應是政府人力資源社會保障部門所屬的公共就業和人才服務機構、黨政機關或縣(市、區)級及以上有黨委設置的國有企(事)業單位。其它非國有控股企業開具的調檔函不予調轉。

3、檔案轉出可現場窗口辦理,也可在長沙政務服務網或長沙市人社官網網上申請。

4、檔案管理人員審核后辦理檔案轉出手續,填寫《檔案轉遞通知單》。

5、檔案原則上通過機要交通轉遞。如由專員提取,需在上調函上注明,或專員另持提檔介紹信,調入檔案地接收檔案后,存檔人本人應督促其盡快將回執寄回,以防檔案遺失。

四、相關聯系方式

電話:0731-88995235、88995205、88995120

長沙高新人才網:www.sabledrake.com

微信公眾號:長沙高新人才網

五、辦件類型

公共服務類,現場辦理,即辦件,無收費

六、附件

              長沙高新區流動人員登記表.doc

湘公網安備 43019002001040號

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